Una base de datos es una herramienta a través de la cual conoces a tus clientes y te puedes relacionar de mejor manera con ellos. Por esto, se crea con la información de clientes antiguos y nuevos y es una fuente importante de información y conocimiento sobre tu público objetivo.

Por ejemplo, las empresas pueden optimizar sus ventas puesto que las bases de datos permiten dirigir campañas más directas y personalizadas, debido a que tienes un perfil más claro sobre tus compradores.
Normalmente, se reúnen datos como: nombre, teléfono, dirección, email, ciudad y cualquier otra información relevante para su empresa. Es decir que podríamos también recolectar información sobre: aficiones, necesidades específicas, horarios de trabajo, estilo de vida o preferencias.

base de datos

Con todos estos datos, puedes crear correos electrónicos con campañas de mercadeo que llamen a la acción o llamadas telefónicas más exitosas desde el call center para procesos de fidelización. Inclusive, las bases de datos pueden ayudarte a atraer a clientes indecisos.

En ENTER.CO te damos algunos consejos de cómo crear tu base de datos. Además, te aclaramos algunas dudas sobre la Ley de Protección de datos que rige en nuestro país. Esto no es algo nuevo, existe desde la constitución de 1991, pero se ha ido adaptando para responder a las necesidades que ha creado el Internet.

¿Qué necesitas para poder usar una base de datos en el país?

En Colombia existe la Ley 1581 de 2012 en la que se regula el derecho fundamental de hábeas data. Este es la garantía al derecho de la intimidad y la autodeterminación informática.

La autodeterminación electrónica se entiende como que las personas tienen el derecho a conocer y tener acceso a la información de sí mismas que se recoge en las bases de datos. También a incluir nuevos datos y solicitar que la información sea corregida, actualizada o excluida.

Además, tenemos el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 que define las políticas de tratamiento de los titulares de información, la transferencia de datos personales y la rendición de cuentas frente al tratamiento de los datos personales.

Es importante que tanto las empresas como los usuarios reconozcan que los datos son uno de los activos más importantes hoy en día y por tanto deben ser protegidos. Por este motivo, el Decreto 1074 de 2015 establece que las bases de datos, ya sean administradas por personas naturales o jurídicas, deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Registra tu base de datos

El plazo se vence el 30 de junio de este año. Puedes realizar el registro en la página www.sic.gov.co, también puedes descargar un manual, y es importante que tengas la siguiente información:

– Un análisis e inventario de la información que posees.

– Verificación de cómo recolectaste esta información.

– Un informe y un análisis de cualquier intercambio de datos con terceros

– Sistemas de seguridad que usas para proteger tu base de datos.

– La autorización expresa por parte de los titulares para hacer uso de estos datos.

Es importante que tengas un manual de procedimientos para la protección de datos personales. En este debes describir los lineamientos para el tratamiento de las bases de datos de empleados, clientes, proveedores, entre otros.

Ten en cuenta que no registrar tu base de datos puede costarte hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si decides abrir una base de datos después de la fecha límite solo tienes que registrarla, con la misma información presentada anteriormente.

¿Cómo recoger una base de datos?

Iniciar una de estas es muy fácil. Y, dependiendo de cómo la gestiones, tendrás resultados positivos si la información que tienes es confiable y está bien organizada. Por esto, te dejamos unos pasos sencillos para empezar tu primera base de datos.

  1. Define cuál es el tipo de información que necesitas para ayudar a tu empresa.

    Con herramientas de Google o de otras páginas web puedes crear formularios de registro. Este debe tener preguntas claves como nombre, teléfono, dirección, edad y correo electrónico.

    Además, asegúrate de pedir los datos adicionales relevantes para tu empresa. Por ejemplo, si vendes ollas, es importante que sepas cuánto tiempo tus clientes ocupan en la cocina. También sería útil saber si cocinan por hobby o de manera profesional.

  2. Actualiza tu base de datos.

    Las personas pueden cambiar de número de celular, dirección de hogar o, inclusive, de empleo. Por lo que es importante que tengas una estrategia para mantener tus registros al día y saber a quién enfocar campañas de marketing u ofrecerle ciertos productos.

    Piensa que mantener tu base de datos actualizada te permitirá ser más eficiente a largo plazo y te ahorrará procesos al momento de definir tu estrategia de ventas.

  3. Reconoce cuál es el mejor método para obtener toda la información.

    Existen cientos de formas para que realices la recolección de datos en la actualidad. Pero dependiendo de la personalidad de tu empresa y de tu público objetivo el método será diferente.

    Por ejemplo, puedes hacer encuestas vía correo electrónico o a través de redes sociales si tus clientes son jóvenes. También puedes usar tu sitio y el proceso de compra para recolectar información importante.

    Además, puedes crear un newsletter (suscripción para que tus clientes reciban actualizaciones y promociones en su correo electrónico). Así mismo, puedes hacer concursos, sorteos, contenido exclusivo y promociones; en ambos casos solo tienes que poner como requisito el envío de datos específicos necesarios para tu empresa.

  4. Escoge un sistema de gestión de base de datos eficiente.

    No tienes que escoger un solo canal para recolectar la información. Sin embargo, es importante que toda la información esté centralizada en una sola base de datos.

    Existen diferentes programas y aplicaciones que se encargan de esto y depende de ti escoger cuál es la mejor en relación costo-beneficio para tu empresa.

Además, ten en cuenta que existen otros datos que puedes analizar, cómo el perfil de tus seguidores en redes sociales y las métricas de visitas a tu página web. Recuerda que todos estos datos son aprovechables para enriquecer la experiencia del cliente, mejorar tus procesos de fidelización y para aumentar tus ventas.

¿Cómo puedes usar estos datos?

Teniendo en cuenta las leyes y decretos existentes, al momento de crear un formulario o pedirle información a tus clientes para crear tu base de datos es importante que incluyas la autorización previa de la siguiente manera:

1. Incluye un aviso de privacidad y autorización previa que sea visible (que el usuario no pueda evitarlo) en el formato donde pides los datos de tus clientes. Estos dos últimos están estipulados en la ley. El primero es para informar al usuario y el segundo es un permiso por parte de este para hacer uso de los datos como se lo informaste.

Posterior a esta autorización debe enviarse un correo electrónico o una carta que pueda ser consultada posteriormente por los clientes.

2. Define o crea un área o sujeto responsable de la protección de la información personal, según el tamaño empresarial del cliente.

3. Establece las cláusulas para transmisiones y transferencias de datos (si estas aplican).

4. Define o conoce cuáles son los grupos de interés del cliente.

5. Define las finalidades y los tratamientos genéricos en cada grupo de interés. Esto se debe indicar en la política de tratamiento y en el formato de autorización.

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