Si tu negocio cuenta con un sitio web en el que recoges datos personales de tus usuarios, ya sea direcciones de correo electrónico, teléfonos o nombres, tienes el deber legal de cuidar esa información que hace parte de la vida privada de los usuarios.

Esto es importante pues, en muchas ocasiones, las personas no saben o no tienen claro que están dando a terceros su información e incluso otorgando el consentimiento para tratarlos o cederlos. Para que esto no resulte en un problema para tu empresa, es mejor aprender a manejar el tema.

Por ejemplo, las empresas no pueden publicar fotografías sin autorización del titular, ni hacer publicar listas de personas o tener un formulario de contacto sin autorización para el tratamiento de datos personales. Así mismo, siempre deben explicar con qué fines van a usar la información y respetar ese compromiso.

Debes tener en cuenta que todo esto se enmarca dentro de una ley colombiana llamada ‘Ley de Habeas Data’, que establece que los usuarios tienen derecho a conocer y obtener de forma gratuita información sobre sus datos de carácter personal que se vayan a tratar por la web. La misma ley les da a los usuarios la posibilidad de corregir o modificar los datos que consideren erróneos, inexactos o
incompletos. También pueden suprimir los datos que resulten ser inadecuados o excesivos y pueden oponerse a que se lleve a cabo el tratamiento mismo de los datos.

El uso de información personal puede hacerse siempre y cuando exista autorización expresa por parte del titular del dato. Esto implica comunicar a los visitantes del sitio sobre la recolección de información, idealmente a través de una política de privacidad que les permita entender bien qué datos se recogen y con qué propósito.

Cómo proceder

Las empresas pueden recoger datos de los usuarios o clientes a través de diferentes canales:

– Canales directos: Se refieren a los usuarios que facilitan ellos mismos sus datos a través de formularios o de pestañas insertas en el sitio web.

La forma más común son los formularios. En todos los formularios de la web en los que se recogen datos de carácter personal hay que articular la manera de obtener la aceptación del tratamiento de los datos. Hay varios métodos, como marcar una casilla dentro del formulario con lo cual la persona autoriza al tercero para el manejo de sus datos; también es posible el envío previo de un correo electrónico con un enlace que la persona debe acceder y que le indica a la web que sí acepta las condiciones para el manejo de su información.

– Canales indirectos: Se establecen cuando la empresa, a través de ‘cookies’, recoge información de quienes acceden a su sitio. Las ‘cookies’ o galletas informáticas son información enviada por un sitio web y almacenada en el navegador para que se pueda consultar la actividad previa del usuario. Cuando se empleen en el sitio web es preciso dar aviso mediante un plugin. Es decir, que salte una ventana en la que se avise de la utilización de cookies y su finalidad, con un enlace que redirija a la parte de la política de privacidad que trata esta cuestión.